Bezpieczeństwo Twoich danych to nasz priorytet w MQS

Ochrona Twojej prywatności jest dla nas fundamentalna. W tym dokumencie jasno wyjaśniamy, jakie dane zbieramy, w jaki sposób je przetwarzamy i jakie masz prawa zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym RODO.

Preambuła (Wstęp)

W MQ Software PSA (dalej: 'MQS', 'my') ochrona Twojej prywatności jest naszym priorytetem. Traktujemy Twoje dane osobowe z najwyższym szacunkiem i dbamy o ich bezpieczeństwo. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: 'Polityka') wyjaśnia, kim jesteśmy, jakie dane osobowe zbieramy za pośrednictwem serwisu internetowego https://mq.software (dalej: 'Serwis'), dlaczego je zbieramy i jak je wykorzystujemy. Dokument ten opisuje również Twoje prawa wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: 'RODO').

1. Kto jest Administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest MQ Software PSA z siedzibą w Warszawie (00-867) przy al. Jana Pawła II 27, NIP: PL5273071757. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: info@mq.software, a w sprawach bezpośrednio związanych z ochroną danych możesz kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pod adresem e-mail: iod@mq.software.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie?

Przetwarzamy Twoje dane tylko wtedy, gdy mamy ku temu wyraźny cel i podstawę prawną. Poniżej znajdziesz zestawienie naszych działań:

Cel przetwarzania	Przykładowy zakres danych	Podstawa prawna z RODO
Odpowiedź na zapytanie (przez formularz kontaktowy, e-mail lub livechat)	Imię, adres e-mail, numer telefonu, treść Twojej wiadomości.	Art. 6 ust. 1 lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na obsłudze Twojego zapytania) lub Art. 6 ust. 1 lit. b (działania niezbędne przed zawarciem umowy na Twoje żądanie).
Zawarcie i wykonanie umowy (świadczenie usług)	Imię i nazwisko, dane firmy, NIP, adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu.	Art. 6 ust. 1 lit. b (niezbędność do zawarcia i wykonania umowy).
Marketing własnych produktów i usług	Adres e-mail, imię, numer telefonu.	Art. 6 ust. 1 lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes), a w przypadku wysyłki newslettera – także Twoja zgoda (Art. 6 ust. 1 lit. a) na komunikację elektroniczną.
Analityka i statystyka (ulepszanie Serwisu)	Zanonimizowany adres IP, dane o urządzeniu, dane o ruchu w Serwisie (zbierane przez pliki cookies).	Art. 6 ust. 1 lit. a (Twoja dobrowolna zgoda wyrażona poprzez baner cookies).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Wszelkie dane niezbędne do wykazania istnienia roszczenia lub obrony naszych praw.	Art. 6 ust. 1 lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes).
Wypełnienie obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych)	Dane niezbędne do wystawienia faktury (np. NIP, dane firmy).	Art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny wynikający z przepisów, np. ustawy o rachunkowości).

Podanie danych jest dobrowolne. Jednak w przypadku chęci zawarcia umowy (cel 2) lub otrzymania odpowiedzi na zapytanie (cel 1), podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do realizacji tych działań.

3. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Okres przechowywania Twoich danych (okres retencji) zależy od celu, w jakim zostały zebrane:

Dane związane z umową: Przez cały czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, co do zasady przez okres 6 lat (zgodnie z ogólnymi terminami przedawnienia).
Dane na podstawie zgody (np. marketing, cookies): Do czasu wycofania przez Ciebie tej zgody. Po wycofaniu zgody, dane są niezwłocznie usuwane, o ile nie istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania (np. obrona roszczeń).
Dane na podstawie uzasadnionego interesu (np. odpowiedź na zapytanie): Do czasu wypełnienia tego interesu (np. zakończenia korespondencji) lub do czasu wniesienia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu.

4. Komu udostępniamy Twoje dane? (Odbiorcy danych)

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność i świadczyć usługi (tzw. podmioty przetwarzające). Są to nasi zaufani partnerzy, tacy jak:

Dostawcy usług hostingu i infrastruktury IT (np. Azure).
Firmy świadczące usługi księgowe i prawne.
Dostawcy systemów CRM i narzędzi do zarządzania projektami.
Dostawcy narzędzi analitycznych (np. Google LLC).
Dostawcy systemów do marketingu i komunikacji.

Wymagamy od tych podmiotów zachowania poufności i bezpieczeństwa Twoich danych oraz przetwarzania ich wyłącznie w naszym imieniu i zgodnie z naszymi poleceniami.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG):

Korzystamy z narzędzi dostarczanych przez międzynarodowe podmioty, co może wiązać się z przekazywaniem Twoich danych do państw trzecich (poza EOG), głównie do Stanów Zjednoczonych (USA). Dzieje się tak np. w przypadku korzystania z usług Google (analityka) czy Azure (hosting). Zapewniamy, że każdy taki transfer odbywa się z poszanowaniem RODO. Stosujemy prawnie wymagane zabezpieczenia, takie jak Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub opieramy się na Decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony.

5. Pliki Cookies (Ciasteczka)

Nasz Serwis, jak większość stron internetowych, wykorzystuje pliki cookies.

Czym są pliki cookies? Są to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie), gdy odwiedzasz Serwis.
Niezbędne pliki cookies: Są kluczowe dla prawidłowego działania Serwisu (np. utrzymanie sesji, zapewnienie bezpieczeństwa). Do ich użycia nie potrzebujemy Twojej zgody (podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes).
Analityczne i Marketingowe pliki cookies: Są to pliki opcjonalne, pochodzące często od naszych partnerów (np. Google Analytics, Meta Pixel). Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony, oraz dostosowywać do Ciebie treści marketingowe.
Twoja zgoda: Używamy opcjonalnych plików cookies (pkt 3.) wyłącznie na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, którą wyrażasz za pośrednictwem naszego banera cookies (Centrum Zarządzania Zgodami). Samo ustawienie przeglądarki nie jest wystarczające do wyrażenia zgody.
Wycofanie zgody: Swoją zgodę możesz w każdej chwili zmodyfikować lub wycofać w równie prosty sposób, w jaki jej udzieliłeś. Wystarczy, że klikniesz link 'Ustawienia cookies' dostępny w stopce naszego Serwisu.

6. Jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem danych?

RODO przyznaje Ci szereg praw, które możesz zrealizować, kontaktując się z nami (najlepiej mailowo na adres: iod@mq.software):

Prawo dostępu do danych (Art. 15 RODO): Możesz zażądać informacji o tym, jakie Twoje dane przetwarzamy oraz otrzymać ich kopię.
Prawo do sprostowania danych (Art. 16 RODO): Jeśli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia.
Prawo do usunięcia danych ('prawo do bycia zapomnianym') (Art. 17 RODO): Możesz żądać usunięcia swoich danych, jeśli np. wycofałeś zgodę lub nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO): Możesz żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych (np. na czas weryfikacji ich poprawności).
Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO): Jeśli przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody, możesz otrzymać je od nas w ustrukturyzowanym formacie lub żądać przesłania ich innemu administratorowi.
Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO): Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. marketingu własnego), masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw.
Prawo do wycofania zgody (Art. 7 ust. 3 RODO): Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Na Twoje zgłoszenia odpowiemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania.

7. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane w Serwisie i wchodzą w życie z dniem ich opublikowania. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki.